Inizio e mantenimento attività

a) Come iniziare il processo di certificazione?
Bisogna compilare il modulo (disponibile on-line) “richiesta documenti di certificazione” con i dati relativi all’azienda ed ai prodotti che si intendono certificare.
Riceverete così l’ Offerta economica e il primo set di documenti da compilare e rispedire in duplice copia, ovvero: Disciplinare, Notifica, Contratto di servizio, Accordo di riservatezza.

b) Che documenti inviare e a chi?
– Notifica: va compilata inviata presso i nostri uffici accompagnata da copia di un valido documento di identità del titolare dell’azienda, o del suo rappresentante legale (in caso di società).
– Contratto di servizio: inviare in duplice copia, sarà da noi controfirmato ed una copia sarà rispedita all’Operatore.
– Offerta economica: dovrà essere firmata per accettazione e sarà parte integrante del contratto di servizio (inviare in duplice copia).
– Accordo di riservatezza: inviare in duplice copia, sarà da noi controfirmato ed una copia sarà rispedita all’Operatore.
Tutti i documenti dovranno essere inviati a: Uff. Cosmesi- Ecogruppo Italia srl – via P. Mascagni, 79 – 950129 Catania

c) Devo variare dati dell’azienda/strutture/prodotti rispetto a quanto comunicato in prima notifica. Come fare?
Va compilata una nuova “Notifica”, marcando la casella “Richiesta di modifica” sul frontespizio e inserendo i nuovi dati e/o prodotti da certificare.

d) Ho bisogno di chiarimenti sulla compilazione di documenti/registri. A chi mi rivolgo?
Alla sede nazionale di Catania. Qui di seguito sono riportate le aree di competenza:
– ispezioni, registri, uso prodotti, attestati e certificati: Ufficio Cosmesi;
– questioni amministrative: Ufficio Amministrativo.

e) In cosa consiste l’ispezione? Come mi viene notificata?
L’ispezione è una verifica effettuata da tecnici di Ecogruppo Italia sull’applicazione dei disciplinari volontari.
L’attività di verifica viene programmata con anticipo informando l’operatore telefonicamente e/o via e-mail.

f) Come si svolge il controllo in azienda?
Il controllo è diviso in due parti: una prima fase finalizzata alla verifica dei luoghi e delle tecniche di produzione; una seconda fase destinata alla verifica dei documenti previsti dal disciplinare e redatti dall’operatore. Le due fasi conducono all’emissione di un parere sulla conformità dell’operatore.
I documenti oggetto di verifica sono: registri aziendali, documenti fiscali, documenti riguardanti la certificazione dei prodotti acquistati e/o venduti, altri documenti che abbiano correlazioni con l’attività di produzione biologica/naturale dell’azienda.

g) Quali documenti attestano la certificazione?
– Certificato di Conformità: riporta le informazioni relative all’azienda e ai prodotti/processi/servizi oggetto della certificazione;
– Etichette di prodotto: sono documenti autorizzati da Ecogruppo Italia tramite il rilascio di uno specifico codice e si utilizzano per la vendita di prodotto confezionato.

h) Come posso richiedere un documento di certificazione?
Bisogna inoltrare una richiesta all’Ufficio Cosmesi Ecogruppo Italia di Catania, specificando il tipo di documento richiesto.

i) Quali sono i tempi tecnici per ottenere un certificato?
Entro sette giorni lavorativi verrà spedito all’indirizzo dell’azienda il documento atteso o la richiesta di integrazione dei documenti incompleti o mancanti. L’eventuale anticipazione del documento e i relativi recapiti (numero di fax, indirizzo di posta elettronica) dovranno essere esplicitamente indicati nella richiesta.

l) Devo far stampare delle etichette, quali obblighi devo rispettare?
Bisogna compilare e inviare ad Ecogruppo Italia il modulo “Richiesta autorizzazione stampa etichette” e allegare la bozza di stampa.
L’ufficio Cosmesi provvederà ad autorizzare i dati di stampa e assegnerà un codice che dovrà apparire in etichetta in concomitanza alle indicazioni relative alla certificazione del prodotto.